Mevcut durumu tek bir başlangıç dosyasında toplayın
Kiracıyla devam eden bir evde yeni yöneticinin önce neyin yürürlükte olduğunu anlaması gerekir. Mevcut kira sözleşmesini, varsa eklerini, teslim envanterini ve önceki yazılı mutabakatları tarih sırasına koyun. Eski bir taslağın imzalı belgenin yerine kullanılmasını önlemek için dosya adında tarih ve belge durumunu belirtin. Eksik belgeyi tamamlanmış gibi işaretlemeyin; kimden isteneceğini ve takip eden kişiyi yazın.
İlk görüşmede ilçe, evin kiracılı olduğu ve hangi işleri devretmek istediğiniz yeterli bir başlangıç sağlar. Kimlik, banka hareketleri veya sözleşme gibi kişisel bilgileri topluca ilk mesajınıza eklemek yerine hangi belgenin neden gerektiğini ve güvenli paylaşım yolunu netleştirin. Yurt dışındaysanız erişebildiğiniz belgelerle İstanbul’da kalan asılları ayrı listeleyin; asılların kimde tutulduğunu kaydedin.
Devir tarihindeki hesabı belgelerle karşılaştırın
Başlangıç hesabına bir kesim tarihi koyun. O tarihe kadar beklenen kira, gerçekleşen ödemeler ve açıklaması eksik hareketler ayrı görünmeli. Bankaya gelen bir tutarı yalnız miktarı benziyor diye belirli bir aya ait kabul etmeyin; açıklama ve ilgili kayıtla eşleştirin. Kısmi ödeme veya iki dönemi kapsayan ödeme varsa dağılımını ayrıca not edin.
Depozitoyu kira geliriyle birleştirmeyin. Tutarın hangi belgeyle doğrulandığını, nerede tutulduğunun nasıl kaydedildiğini ve çözülmemiş bir farklılık bulunup bulunmadığını yazın. Yönetici değişikliğinin depozitoyu kendiliğinden aktardığını veya bir anlaşmazlığı sona erdirdiğini varsaymayın. Para hareketi ya da hukuki işlem gerekiyorsa ilgili taraflar ve uzmanla ayrıca netleştirin.
| Kalem | Karşılaştırılacak kayıt | Fark varsa yapılacak takip |
|---|---|---|
| Kira | Dönem listesi ve ödeme dekontları | Eksik veya eşleşmeyen tutarı ayrı kaydet |
| Depozito | Sözleşmedeki bilgi ve mevcut ödeme/saklama kaydı | Belgeyi ve açıklamayı kimden isteyeceğini yaz |
| Gider | Fatura, onay ve ödeme kaydı | Ödenen ile henüz ödenmeyeni ayır |
| Sahibine aktarım | Hesap özeti ve transfer kaydı | Bekleyen tutarı ve açıklamasını doğrula |
Açık bakım işlerini ve anahtar kayıtlarını devredin
Kiracının daha önce bildirdiği arızaları yeni bir bildirim beklemeden başlangıç listesine ekleyin. Her iş için bildirim tarihi, mevcut durum, alınan teklif, sahibin onayı ve varsa ödeme kaydı bulunsun. ‘Usta bakacak’ yerine randevunun kesinleşip kesinleşmediğini ve bir sonraki adımı kimin takip ettiğini belirtin. Tamamlandı denilen işin fatura veya sonuç kaydı yoksa bunu açıkça işaretleyin.
Anahtar, kumanda ve bina erişim araçlarını adet ve mevcut tutan kişiyle listeleyin. Anahtarın bulunması tek başına eve giriş planı değildir; ziyaret ihtiyacı, kiracıyla iletişim ve gerekli yetkilendirme ayrıca ele alınmalı. Yeni durum fotoğrafları istenecekse ziyareti kiracıyla önceden koordine edin. Mevcut envanteri sonradan çekilen fotoğraflarla sessizce değiştirmek yerine iki kaydın tarihini koruyun.
İletişim ve karar sorumluluğunu yazılılaştırın
Devir günü sonrasında kiracı sorularını kimin cevaplayacağını, bakım tekliflerini kimin toplayacağını ve sahibin onayını kimin isteyeceğini belirleyin. Devam eden işler eski ve yeni ekip arasında kaybolmasın: her açık işin tek bir takip sorumlusu olsun. Kira hesabı veya ödeme talimatı değişecekse bunu yalnız iletilmiş bir mesaj üzerinden uygulamayın; yetkiyi ve bilgiyi önceden bilinen iletişim kanalından doğrulayın.
İletişim sorumluluğu ile işlem yapma yetkisini birbirinden ayırın. Mevcut yönetim sözleşmesinin sona ermesi, yeni hizmetin başlangıcı, gerekli yetkilendirmeler ve olası hukuki takip ayrı değerlendirilir. Bu liste herhangi bir sözleşmeyi sona erdirmez veya yetki vermez. Saat farkı varsa rutin raporun hangi kanaldan paylaşılacağını ve acil bir konuda kime ulaşılacağını başlangıçta yazın.
İlk ayı başlangıç dosyasıyla birlikte kontrol edin
İlk hesap özetini yalnız net tutar üzerinden değerlendirmeyin. Başlangıçtan gelen kalemler ile yeni döneme ait kira, gider ve aktarımların ayrı izlenebildiğine bakın. Her kesinti ilgili onay ve belgeye bağlanabilmeli. Henüz açıklanamayan farklar varsa sonraki aya kaybolarak taşınması yerine aynı takip listesinde görünmesini isteyin.
Ay sonunda dosyanın teslim edildiğini değil, kullanılabildiğini kontrol edin: kiracı doğru muhatabı biliyor mu, açık bakım işinin son durumu bulunabiliyor mu, eksik belgenin sorumlusu belli mi? Düzeltmeleri tarihli olarak kaydedin. İleride yönetimi yeniden devretmeniz gerekirse bu düzenli dosya, yeni bir başlangıç araştırması yapmak zorunda kalmanızı azaltır.
Kaynaklar
Mevcut kiracınızla devam ederken hangi işleri devretmek istediğinizi değerlendirmek için: İstanbul kira yönetimi hizmeti
İlgili rehberler
Bu bir hukuki tavsiye değildir. Rehberler genel bilgi amaçlıdır; mevzuat ve tutarlar değişebilir. Kendi durumunuz için bir avukata ya da vergi uzmanına danışın.