1. Önce mülkü ve dönemi kontrol edin
Mülk bilgisi, para birimi, dönemin başlangıç ve bitiş tarihleri ile raporun hazırlanma tarihine bakın. Birden fazla eviniz varsa toplam rakamdan önce her mülkün hesabını ayrı inceleyin. Dönem kapandıktan sonra gelen bir ödeme, açıklama yapılmadan önceki dönemde tahsil edilmiş gibi görünmemeli.
Raporda açılış bakiyesi taşınıyorsa önceki kapanış bakiyesiyle karşılaştırın; farkın açıklamasını isteyin. Aşağıdaki örnekte açılış bakiyesi bir kontrol aracıdır; StayIstanbul’un yayımlanmış PDF kapsamına yeni bir zorunlu alan eklemez. Önceki rakamı nedeni kaydedilmeden değiştirmeyin.
İlk raporu ve düzeltilmiş sürümü birlikte saklayın. Düzeltme tarihini ve değişen satırı belirtin; önceki ödeme veya transfer talimatını güncel kayıtla karıştırmayın. Çözülmemiş konuları ayrı açık kalemler olarak tutun.
2. Ödenmesi gereken kira ile tahsil edilen parayı ayırın
Kiranın ait olduğu ay, ödenmesi gereken tutar, tahsilat tarihi ve ödeme referansı ayrı alanlarda görülebilmeli. Bir kira çizelgesinde rakam yazması, paranın ilgili hesaba geçtiğini kanıtlamaz. Bu ay gelen para da önceki bir ayın kirası olabilir.
Kısmi ödeme varsa kalan tutar anlaşılır olmalı. Gelecek döneme ilişkin bir ödeme yapılmışsa açıklamada belirtilmeli. Dönemleri eşleştirmeden yalnızca “bu ayın kirası” ile “bu ay bankaya gelen para” tutarlarını karşılaştırmayın. Raporun nakit hareketini mi, ödeme takvimini mi gösterdiğini baştan anlamak önemlidir.
Kiracılı ev yeni bir yöneticiye devredildiyse başlangıçtaki kira durumunu önce netleştirin. Açılış rakamlarını kabul etmeden önce kira sözleşmesini, ödeme geçmişini, depozito kaydını ve çözümlenmemiş bakiyeleri isteyin. Yeni yöneticinin ilk raporunun geçmişteki bütün ödeme anlaşmazlıklarını kendiliğinden çözdüğünü varsaymayın.
3. Her giderin belge ve karar bağlantısını okuyun
Onaylı gider, hizmet bedeli ve KDV’den ayrı tanınabilmeli. Ne yapıldığını, hangi evle ilgili olduğunu, ne zaman ödendiğini ve hangi faturaya dayandığını sorun; onay gerektiren işi kararlaştırılmış kapsam ve onay kaydıyla eşleştirin. Tahsilat Bizden aylık özeti içerir, bakım koordinasyonunu içermez. Anahtarı Teslim Et’te onarım koordinasyonu dahildir; ustanın faturası ayrıca mülk gideridir. Sadece Kiracı’da aylık gider ve ödeme kaydını siz tutarsınız.
| Hesap satırı | Kontrol edilecek bilgi | Dayanak kayıt |
|---|---|---|
| Kira tahsilatı | Tutar, tarih ve ilgili kira dönemi | Ödeme referansı veya ilgili banka kaydı |
| Yüklenici ödemesi | Kararlaştırılmış iş ve ödeme aşaması | Fatura, iş kaydı ve gereken onay |
| Hizmet bedeli ve KDV | Ayrı tutarlar, kararlaştırılan hesaplama temeli ve dönem | Hizmet sözleşmesi ve fatura |
| Mülk sahibine ödeme veya transfer | Net tutarı gerçekleşmiş ödemeyle; tarih ve hesap bilgisiyle karşılaştırın | İlgili banka veya transfer belgesi |
| Kapanış bakiyesi | Paranın neden kaldığı ve sonraki işlem | Mutabakatı yapılmış bakiye açıklaması |
Teklif, fatura ve tamamlanmış ödeme farklı kayıtlardır. Ödenmemiş faturayı nakden ödenmiş gibi düşmeyin. Ustanın faturası, yönetim hizmet bedeli ve KDV’yi ayırın; her kalemi seçilen paket ve yazılı yetkiyle karşılaştırın. Yurt dışı havale ve çok dilli özet Anahtarı Teslim Et kapsamındadır; bu kontrol Tahsilat Bizden’e bu işleri eklemez. Aynı gideri iki kez saymayın.
4. Temsilî hesabı adım adım izleyin
Bu örnek Anahtarı Teslim Et kapsamında, kuruluş sonrasında yazılı tahsilat yetkisi ve onaylı onarımı bulunan; bu ay doğan tek seferlik ücret veya depozito hareketi olmayan varsayımsal bir devam ayıdır. Kira, onarım ve açılış bakiyesi uydurulmuştur; gerçek müşteri hesabı, piyasa kirası, önerilen yedek tutar veya vaat edilen rapor şablonu değildir. Yönetim bedeli paketin yayımlı tahsil edilen kira üzerinden %12 oranıyla hesaplanır: temsilî 30.000 TL tahsilat için 3.600 TL + KDV. V, gerçek hizmet faturasındaki ayrı KDV tutarıdır; yazı KDV oranı veya tutarı varsaymaz. Kendi hesabınızda sözleşme ve faturayı kontrol edin. Tek para birimi kullanılır, döviz hareketi yoktur. Sadece Kiracı’da aylık kaydı sahibi tutar; Tahsilat Bizden’de bakım koordinasyonu paket dışındadır.
| Nakit hareketi | Tutar (TL) |
|---|---|
| Önceki dönemden açılış bakiyesi | 2.000 |
| Dönemde alınan kira | +30.000 |
| Ödenen onarım faturası, temsilî | −1.200 |
| Tahsil edilen kirada yönetim bedeli, %12 × 30.000 | −3.600 |
| Hizmet faturasındaki KDV, doğrulanacak tutar | −V |
| Faturadaki KDV bilindikten sonra sahibine transfer | −(25.200 − V) |
| Devreden kapanış bakiyesi | 2.000 |
Bu dönemin onarım, yönetim bedeli ve faturadaki KDV sonrası net tutarı 30.000 − 1.200 − 3.600 − V = 25.200 − V TL olur. Açılıştaki 2.000 TL önceki döneme aittir ve bu dönem netine eklenmez. Yazılı talimat açılış tutarının devrini ve yalnız bu dönem netinin aktarılmasını öngörüyorsa kontrol 2.000 + 30.000 − 1.200 − 3.600 − V − (25.200 − V) = 2.000 TL kapanıştır. Gerçek transferi karşılaştırmadan önce V yerine faturadaki KDV tutarını koyun. Örnek yazılı anlaşma olmadan para tutma yetkisi vermez; net tutarla banka transferinin tarihi de farklı olabilir.
Dönem neti, gerçekleşen transfer ve önceki dönemden devreden bakiye farklı işlevler taşır. Bu örnekte transfer yalnız belirtilen yazılı talimat altında dönem netine eşittir; devreden 2.000 TL ayrıdır. Hiçbiri tek başına vergiye tabi geliri veya yatırım getirisini göstermez. Gerçek özet tahsil edilen kira, hizmet bedeli, KDV, onaylı giderler ve net tutarı ayrı göstermeli; devreden bakiye ile gerçekleşen banka ödemesi dayanak kayıtlarla karşılaştırılmalıdır.
5. Farkları tahminle kapatmayın
Gerçekleşen ödeme özetteki net tutardan farklıysa tarihleri, para birimini ve kararlaştırılan ödeme talimatını kontrol edin. Gerekiyorsa transfer belgesini ve ayrı banka masraflarını isteyin. Yurt dışı havale ve belge hazırlığı Tahsilat Bizden’de değil, Anahtarı Teslim Et kapsamındadır; aradaki farktan kur veya ücret tahmin etmeyin.
Bir gider belirsizse ilgili satırı göstererek belgesini isteyin. Toplama hatası varsa sürüm tarihi bulunan düzeltilmiş rapor talep edin. Para geç geldiyse gerçek tahsilatın hangi dönemde yer aldığını sorun. Bunlar farklı sorunlardır; tek bir açıklamasız düzeltme rakamı altında birleştirilmemeli.
Depozitoyu, çözülmemiş bakiyeleri, sahibin finanse ettiği işleri ve sonraki ödemelere ayrılan tutarları kendi mutabakatınızda kira tahsilatından ayırın. Bir kalemi kira veya onaylı gider saymadan önce nasıl kayda alındığını sorun; yazı sözleşmesel veya hukuki değerlendirmesini yapmaz.
Beş dakikalık kontrol listeniz
- Mülkü, dönemi ve para birimini doğrulayın.
- Açılış bakiyesi taşınıyorsa önceki kapanışla eşleştirin.
- Tahsilatları kira dönemlerine bağlayın; net tutarı gerçekleşen transferden ayrıca kontrol edin.
- Gider belgelerini ve gerekli onayları kontrol edin.
- Kapanış bakiyesini yeniden hesaplayıp transferi doğrulayın.
- Açık konuyu, yanıtlayacak kişiyi ve sonraki kontrol tarihini yazın.
Aylık rapor istemeden önce mülk yönetimi paketlerini karşılaştırın: Sadece Kiracı’da aylık kayıt sizde, Tahsilat Bizden’de aylık özet dahildir, Anahtarı Teslim Et ayrıca onarım koordinasyonu ve yurt dışı havale desteği içerir. Mülk yönetim şirketi seçimi rehberi ile ücret temelini, harcama yetkisini ve dayanak kayıtları görüşün. Belirsiz satırı, çözümü için gereken belgeyi ve yanıtlayacak kişiyi belirleyin.